Muhasebe Temelleri: Toptancılar İçin

Türkiye'de toptancıların bilmesi gereken temel belgeler: 1) Perakende satış fişi: 30.000 TL altındaki son tüketici satışlarda yeterli. 2) Fatura: 30.000 TL üzeri satışlar veya mükellef müşterilere her satışta zorunlu. 7 gün içinde kesilmeli. 3) İrsaliye: Mal sevkiyatından önce düzenlenir, 7 gün içinde faturalanmalıdır. 4) E-fatura: 2024 yılı itibariyle 3 milyon TL ciroyu aşan mükelleflere zorunlu. GİB onaylı entegratör aracılığıyla kesilir. 5) E-arşiv fatura: E-fatura mükellefi olmayan alıcılara elektronik ortamda fatura. Pratik kural: B2B satışların tamamında fatura (veya e-fatura) kesin. Hem siz hem müşteriniz vergi kaydını bu şekilde yapar.

KDV hesaplama: Satış fiyatı KDV dahil ise KDV = Fiyat / (1 + KDV Oranı) × KDV Oranı. Satış fiyatı KDV hariç ise KDV = Fiyat × KDV Oranı. Toptancı sektörlerine göre KDV oranları: Gıda temel ürünler %1, Diğer gıda %10, Tekstil %20, Elektronik %20, Kozmetik %20, Sağlık ürünleri %10. Aylık KDV beyannamesi: Her ay 1-20 arası önceki ayın KDV'si beyan edilir. POS yazılımı aylık KDV raporunu otomatik üretir. Dikkat: Satışlardaki KDV (hesaplanan KDV) ile alışlardaki KDV (indirilecek KDV) arasındaki fark ödenir. Siparix aylık KDV hesap özeti raporu sunar; muhasebeciye kolayca iletebilirsiniz.

Toptancılar kâr ettiği halde nakit sıkışıklığı yaşamasının sebebi: Alacaklar var ama tahsil edilmemiş. Çok satılmış ama ödeme alınamamış. Bu durumu önlemenin 4 yolu: 1) Alacak devir hızını izleyin: Ortalama tahsilat süreniz kaç gün? 30 gün altında tutmayı hedefleyin. 2) Vadeli alıcılar için nakit flow hazırlayın: Önümüzdeki 4 haftada ne kadar tahsilat bekleniyor, ne kadar ödeme yapılacak? 3) Tedarikçi vadesi alacak vadesini geçmemeli: Müşteriye 30 günlük vade veriyorsanız, tedarikçinizden de en az 30 günlük vade alın. 4) Veresiye limitine uyun: Limit aşan müşteriye satış yapmayın — ne kadar müşteri kaybı riski olsa da.

Brüt Kar Marjı = (Satış Fiyatı − Maliyet) / Satış Fiyatı × 100. Net Kar Marjı = (Satış Fiyatı − Maliyet − Genel Gider Payı) / Satış Fiyatı × 100. Ürün bazında kâr analizi nasıl yapılır: 1) Siparix'ten ürün bazında satış ve maliyet raporunu alın. 2) Her ürünün brüt marjını hesaplayın. 3) En yüksek marjlı ve en yüksek hacimli ürünleri tespit edin. 4) Marjı düşük ve hacmi az olan ürünleri listeden çıkarmayı değerlendirin. Kâr × Hacim matrisi: Yüksek kâr + Yüksek hacim → Yıldız ürünler — Stoktan asla düşme. Düşük kâr + Yüksek hacim → Hacim ürünleri — Fiyat artışı dene. Yüksek kâr + Düşük hacim → Neden az satıyor? Pazarla. Düşük kâr + Düşük hacim → Listeden çıkar.

Muhasebeciye her ay vermeniz gerekenler: 1) Aylık satış özeti (toplam ciro, KDV ayrımıyla). 2) Alış faturaları (tedarikçiden gelen). 3) Gider belgeleri (kira, personel, nakliye). 4) Banka ekstreleri. 5) Kasa sayım raporu. Siparix bu raporların büyük bölümünü otomatik üretir. Muhasebeciyle aylık 2 saat toplantı yeterlidir — öncesinde raporları gönderin, toplantıda sadece kararları alın. Yıl sonu için: Stok sayımı yapın, sistemi kapanış stok rakamıyla güncelleyin. Bu bilanço ve vergide kritiktir.