Banka mutabakatı muhasebecilerin yaptığı teknik bir işlem gibi görünür ama aslında işletme sahibinin de düzenli yapması gereken pratik bir kontrol. Kasanızdaki para ile banka hesabınızdaki para uyuşmuyorsa nerede para kaybolduğunu veya nerede hata yapıldığını mutabakat olmadan bulamazsınız.
Bu yazıda banka mutabakatının ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve aylık rutine nasıl ekleyeceğinizi anlatacağız.
Banka Mutabakatı Nedir?
İşletmenizin kasa ve banka kayıtları ile bankanın size gönderdiği ekstre arasındaki karşılaştırmadır. Her işlem eşleşmeli. Eşleşmeyenler araştırılır ve düzeltilir.
Mutabakatın yaptığı şeyler:
- Sistemdeki eksik veya fazla kayıtları bulur
- Banka tarafından yapılan otomatik kesintileri tespit eder (komisyon, havale ücreti, kart işlem bedeli)
- Nakit akışını gerçek zamanlı doğrular
- Muhasebe hatalarını erken yakalar
Neden Toptancılar İçin Özellikle Önemli?
Toptancıda para hareketleri çok sayıda ve çeşitli:
- Nakit satış tahsilatları
- POS cihazından kart tahsilatları
- Havale/EFT ile müşteri ödemeleri
- Tedarikçilere nakit ve havale ödemeler
- Personel maaş ödemeleri
Bu trafikte bir günde onlarca işlem olabilir. Hata olasılığı da o oranda yüksek. Aylık mutabakat tüm bu hataları bir arada tespit etmenin yolu.
Sık Karşılaşılan Uyumsuzluklar
POS komisyonları: Kart ile yapılan satışlar POS komisyonu düşülerek hesaba geçer. Örneğin 1.000 TL'lik kart satışından bankanın kestiği komisyon sonrası hesaba 975 TL geçiyor. Sisteme 1.000 TL girildi, bankada 975 TL göründü — 25 TL fark.
Çözüm: POS komisyonlarını sisteme gider olarak giriniz.
Havale işlem süreleri: Müşteri Cuma günü akşam havale yaptı. Banka hesabına Pazartesi sabahı geçti. Müşteri Cuma günü ödemesini sisteme girdiyseniz hafta sonu banka ekstresinde görünmez. Geçici uyumsuzluk ama takip edilmeli.
Çift kayıt: Aynı ödeme yanlışlıkla iki kez kaydedildi. Sistemde iki kayıt var ama bankada bir hareket. Mutabakatta fark.
Eksik kayıt: Nakit giriş oldu ama sisteme girilmedi. Kasada para var ama kayıt yok.
Banka hatası: Nadir ama oluyor. Banka yanlış tutarı işledi veya yanlış hesaba aktarma yaptı. Mutabakat olmadan bunu göremezsiniz.
Aylık Mutabakat Adımları
Adım 1: Banka Ekstresini İndirin
Ay sonunda veya ay başında önceki ayın tam ekstresini bankadan indirin. Tüm işlemleri tarih ve tutarıyla listeleyen PDF veya Excel formatı idealdir.
Adım 2: Sistemden Kasa Raporunu Alın
Siparix'ten aynı dönem kasa ve banka hareketleri raporunu alın. Bu rapor tarih, tutar ve işlem tipi bazında listelenmeli.
Adım 3: İşlemleri Eşleştirin
Her banka hareketini sistem kaydıyla eşleştirin. Bu işlemi Excel'de yapabilirsiniz: sol taraf banka, sağ taraf sistem. Eşleşenler çizin, kalanlar araştırılacak.
Adım 4: Farkları Araştırın
Eşleşmeyen her işlem bir neden taşır:
- Sisteme girilmemiş işlem → sisteme ekle
- Çift girilmiş işlem → silinen kaydı düzelt
- Komisyon veya banka gideri → gider olarak kaydet
- Tarih farkı (havale gecikmesi) → bekleme, sonraki ekstrede kontrol
Adım 5: Düzeltmeleri Yap ve Kaydet
Tüm farklar giderilince sistem bakiyesi ile banka bakiyesi eşleşmeli. Bu noktada mutabakat tamamlanmıştır.
Mutabakat Ne Sıklıkla Yapılmalı?
Aylık mutabakat: Minimum standart. Her ayın sonunu takip eden ilk beş iş günü içinde.
Haftalık kontrol: Büyük hacimli toptancılar için önerilir. Her Pazartesi önceki haftanın hareketlerini gözden geçirmek, aylık mutabakatı çok kolaylaştırır.
Günlük kasa sayımı: Günlük nakit kasa sayımı ve sistem kaydıyla karşılaştırma. Bu mutabakat değil ama mutabakatın temelini hazırlar.
Birden Fazla Banka Hesabı
Bazı toptancılar birden fazla banka hesabı kullanır — iş hesabı ayrı, personel ödemeleri ayrı, vergi ödemeleri ayrı. Her hesap için ayrı mutabakat gerekir.
Bunu kolaylaştırmak için her hesabı sistemde ayrı "kasa" olarak tanımlayın. Nakit kasa, Banka A, Banka B gibi. Her transfer kanalını ayrı takip etmek hem mutabakatı hem anlık bakiye görmeyi kolaylaştırır.
Muhasebeci ile İş Bölümü
Mutabakatı tamamen muhasebeciye bırakmayın. Aylık kapanış mutabakatını muhasebeci yapabilir ama haftalık kontrol için sistem raporlarını kendiniz takip edin.
Pratikte rol dağılımı:
- İşletme sahibi: Haftalık kasa kontrolü, büyük uyumsuzluk bildirimi
- Muhasebeci: Aylık tam mutabakat, beyanname hazırlığı
Siparix ile Mutabakat Hazırlığı
Siparix'ten günlük, haftalık veya aylık kasa raporu alabilirsiniz. Bu rapor tarihe, ödeme tipine ve tutara göre filtrelenebilir.
Kart işlemleri, nakit işlemleri ve havale işlemleri ayrı görünür. Bu ayrım banka ekstresiyle eşleştirmeyi çok kolaylaştırır.
Mutabakat bir yükümlülük değil, işletmenizi koruyan bir rutindir. Ayda bir kez bir iki saat harcamak, yıl sonunda büyük sürprizlerin önüne geçer.