Stok Sayımı Neden Bu Kadar Kritiktir?
Toptancılık işletmelerinde stok, en büyük varlık kalemini oluşturur. Binlerce ürün çeşidi, yüzlerce tedarikçi ve sürekli giriş-çıkış hareketleri nedeniyle stok takibi karmaşık bir süreç haline gelir. Stok sayımı, sistemdeki kayıtlar ile fiziksel gerçekliği karşılaştırmanın tek yoludur.
Doğru stok sayımı yapılmazsa ne olur?
- Hayali stok satışı → müşteri memnuniyetsizliği
- Stok fazlası → sermaye israfı ve depo doluluk sorunu
- Fire ve kayıplar fark edilmez → kâr erosyonu
- Yanlış vergisel beyanlar → mali ve hukuki riskler
Stok Sayım Türleri
1. Periyodik Tam Sayım
Tüm stokun belirli bir tarihte sayıldığı yöntemdir. Genellikle yıl sonu (31 Aralık) zorunlu olmakla birlikte, yoğun toptancılar 6 ayda bir (Haziran + Aralık) veya 3 ayda bir yapar.
Avantajları:
- Kapsamlı ve kesin sonuç verir
- Yasal yükümlülüğü karşılar
Dezavantajları:
- Faaliyet durdurmak gerekebilir
- Büyük depolar için çok zaman alır
2. Döner (Cycle) Sayım
Stokların bir kısmı her gün veya her hafta sayılır; böylece yıl içinde tüm stok kademeli olarak sayılmış olur.
Avantajları:
- Operasyonu durdurmak gerekmez
- Sorunları erkenden tespit eder
Dezavantajları:
- Sürekli koordinasyon gerektirir
- Küçük ekipler için yük olabilir
3. ABC Bazlı Sayım
A grubu (yüksek değerli) ürünler aylık, B grubu üç ayda bir, C grubu ise yılda bir sayılır. Bu yöntem kaynakları en kritik noktalara odaklar.
Sayım Öncesi Hazırlık
Depo Düzeni
Sayım öncesinde depoda düzen sağlamak şarttır. Ürünler doğru raflarında, etiketleri görünür konumda ve kategori bazlı düzende olmalıdır.
Sayım Listesi Hazırlama
Siparix veya kullandığınız stok yazılımından ürün listesi alın. Bu listede SKU kodu, ürün adı, birim ve sistem bakiyesi yer almalıdır. Sayım sırasında fiziksel adet bu listeye işlenir.
Ekip ve Görev Dağılımı
- Sayım ekipleri: En az 2 kişilik gruplar halinde çalışın (biri sayar, diğeri yazar)
- Kontrol sorumlusu: Farklılıkları inceleyen kıdemli personel
- Yazılım sorumlusu: Sonuçları sisteme işleyen kişi
Hareket Dondurma
Sayım süresi boyunca stok girişi ve çıkışı yapılmamalıdır. Sayım günü için siparişleri önceden hazırlayın.
Sayım Süreci — Adım Adım
Adım 1: Sayım Bölgelerini Belirleyin
Depoyu bölgelere ayırın (A rafları, B rafları, soğuk depo vb.). Her ekip bir bölgeden sorumlu olsun.
Adım 2: Kör Sayım Yapın
Ekiplere önceden sistem bakiyesi göstermeyin. Bu şekilde bias olmadan gerçek sayım yapılır. Buna "kör sayım" denir.
Adım 3: Çift Kontrol Uygulayın
Her bölge en az iki kez farklı kişi tarafından sayılmalıdır. İki sayım arasında fark varsa üçüncü sayım yapılır.
Adım 4: Sayım Tutanaklarını İmzalayın
Her sayım bölgesi için tutanak hazırlanmalı ve ilgili personel tarafından imzalanmalıdır. Bu hem sorumluluk oluşturur hem de hukuki açıdan önem taşır.
Adım 5: Sistem ile Karşılaştırma
Fiziksel sayım sonuçlarını sisteme girin ve farkları listeleyin. Siparix, sayım sonuçlarını toplu olarak sisteme aktarmanıza ve fark raporunu otomatik oluşturmanıza olanak tanır.
Adım 6: Fark Analizi
- Sistem > Fiziksel: Kayıp, hırsızlık, fire veya kayıt hatası olabilir
- Fiziksel > Sistem: Kayıt eksikliği, iade kaydedilmemiş ürünler olabilir
Her fark için açıklama notu yazın ve muhasebe ile paylaşın.
Sayım Farklarını Azaltmak İçin İpuçları
• Barkod okuyucu kullanın: Elle sayım hatalarını minimuma indirir • Siparix mobil sayım özelliği: Barkod okutarak anlık sisteme işleme imkânı • Raf etiketleme sistemi: Her rafın net etiketi sayım süresini kısaltır • Düzenli ara sayımlar: A grubu ürünleri aylık sayarak büyük farkların birikmesini önleyin • Personel eğitimi: Doğru stok hareketi kayıt eğitimi sayım farklarının kaynağını keser
Yasal Boyut: Envanter Zorunluluğu
Türk Ticaret Kanunu'na göre tüm tacipler yıl sonunda envanter çıkarmak zorundadır. Bu envanter hem fiziksel sayımı hem de değer tespitini kapsar. Muhasebecilerinizle koordineli çalışarak sayım sonuçlarının yasal kayıtlara doğru şekilde yansıtıldığından emin olun.
Sonuç
Stok sayımı zahmetli ama vazgeçilmez bir süreçtir. Doğru planlama ve doğru araçlarla bu süreç çok daha hızlı ve hatasız tamamlanabilir. Siparix'in stok yönetimi modülü, sayım öncesi liste oluşturma, sayım sırası kayıt ve sayım sonrası fark raporlama özelliklerini tek platformda sunar. İşletmenizin gerçek durumunu görmek ve yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmek için dönemsel stok sayımını ihmal etmeyin.