Toptancı Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toptancı Yazılımı Seçmek Neden Bu Kadar Zor?

Piyasaya bakıyorsunuz: onlarca yazılım, her biri "en iyi", "en hızlı", "en ucuz" diye kendini tanıtıyor. Satış temsilcisi bir saat demo gösteriyor, her sorunuza "evet, bunu da yapıyor" diyor. Siz de ekranda parlak bir arayüz görüyorsunuz ve "tamam, bu iş bu yazılımla" diye düşünüyorsunuz.

Altı ay sonra gerçek ortaya çıkıyor: offline çalışmıyor, renk-beden matrisi yok, veri çıkaramıyorsunuz. Yazılımı değiştirmek hem para hem zaman kaybı. İşte bu yüzden yazılım seçimi yavaş ve dikkatli yapılmalıdır.

Bu rehber, toptancının yazılım kararında sormaya gerek duyduğu 10 kritik soruyu derinlemesiyle ele alıyor.

Soru 1: Offline Çalışabilir mi?

Bu soruyu ilk sıraya koymanın nedeni basit: Türkiye'de internet kesintisi bir istisna değil, rutin bir durumdur. Elektrik kesilir, fiber kopar, router arızalanır. Saat tam müşteri yoğunken.

Bulut tabanlı (cloud) yazılımlar internet gerektir. İnternet kesildiğinde satış durur, fatura kesilemez, stok kontrolü yapılamaz.

Masaüstü (desktop) yazılımlar yerel sunucuda çalışır. İnternet kesintisi satışı etkilemez. Tüm veriler bilgisayarda saklanır.

Toptancı için hangisi daha uygun? Cevap operasyona bağlıdır:

• Anlık ve kesintisiz satış yapılıyorsa: offline çalışma zorunludur
• Çok şubeli ve merkezi yönetim gerekliyse: bulut daha avantajlıdır

Tercihinizi netleştirin ve buna göre filtreye başlayın.

Soru 2: Renk-Beden (Varyant) Desteği Var mı?

Tekstil, ayakkabı, çanta, spor malzemesi gibi sektörlerde çalışan toptancılar için bu soru hayati önem taşır.

Varyant desteği şu anlama gelir: Bir ürünün renk ve beden kombinasyonlarını ayrı birer stok kalemi olarak yönetebilmek.

Bu tabloyu görebilen bir yazılım varyant desteklidir. "Beyaz L bitti" bilgisini anlık verebilir. Varyant desteği olmayan yazılımda bu işlemi elle takip etmek gerekir ki bu kalabalık ürün portföyünde imkansızdır.

Soru 3: Kurulum ve Onboarding Süreci Nasıl?

"Şu an satın alırsanız yarın kullanmaya başlayabilirsiniz" ile "implementasyon 3-4 haftada tamamlanır" arasında dağlar var. İkinci durumda şu maliyetler ortaya çıkar:

• Süreçte çalışamama maliyeti
• Danışmanlık ücreti
• Veri aktarım stresi

Doğru sorular:

• Veri aktarımı (ürün, müşteri, stok) nasıl yapılıyor?
• Excel veya CSV ile import var mı?
• Onboarding danışmanlığı ücretli mi, ücretsiz mi?
• İlk kurulum kaç günde tamamlanıyor?

Siparix gibi yazılımlarda CSV import, online demo ve uzaktan kurulum desteğiyle geçiş süreci 1-3 gün içinde tamamlanabilir.

Soru 4: Arayüz Kullanımı Kolaylığı

"Yazılımı ancak teknik personel kullanabiliyor" şikayeti sıkça duyulur. Kasiyeriniz yazılım mühendisi değil. 1 günde temel satışı öğrenebilmeli, 1 haftada rahatlıkla kullanabilmeli.

Demo sırasında şunu yapın: Yeni bir satış açın. Ürün ekleyin. Fatura kesin. Kaç tıklamayla tamamlandı? 5 tıklama mı, 15 mi?

Arayüz sezgisel değilse eğitim maliyeti artar, hata oranı yükselir ve personel direnci oluşur.

Soru 5: Barkod Entegrasyonu Ne Kadar Güçlü?

Barkod okuyucu ile çalışan bir toptancıda barkod entegrasyonu temel gerekliliktir. Test edilmesi gereken noktalar:

• USB barkod okuyucu direkt takıp çalışıyor mu?
• Bilinmeyen barkod geldiğinde ne oluyor? (Yeni ürün ekleme ekranı açılmalı)
• Barkod okuma hızı yeterli mi? (Kalabalık saatte yavaş sistem kuyruk oluşturur)
• Etiket baskısı yapılabiliyor mu? (Kendi etiketlerinizi yazdırabilmeli)

Soru 6: Raporlar Yeterli ve Erişilebilir mi?

Raporlar yazılımın "göz" kısmıdır. İyi raporlar olmadan işletmeyi kör yönetirsiniz.

Toptancının ihtiyaç duyduğu minimum raporlar:

Bu raporlara 1-2 tıklamayla ulaşılabilmeli. "Raporu almak için 5 ekran gezmek gerekiyor" kabul edilebilir değildir.

Soru 7: Teknik Destek Hızı ve Kalitesi

Arıza anında destek kritiktir. Sisteminiz saat 11'de çöktü, 30 müşteri sıra bekliyor, destek hattı meşgul — bu senaryo hem mali hem prestij kaybıdır.

Sormanız gerekenler:

• Destek saatleri neler? (Çalışma saatlerinizle örtüşüyor mu?)
• Telefon mu, e-posta mı, chat mi?
• Ortalama yanıt süresi nedir?
• Uzaktan bağlantıyla destek veriliyor mu?

Referans alın: "Mevcut müşterilerinizden birinin telefonu verebilir misiniz?" Gerçek kullanıcı deneyimi en güvenilir referanstır.

Soru 8: Fiyatlandırma Şeffaf mı?

"Aylık 500 TL" yazıyor ama altında küçük yazılarla eklentiler var: e-fatura modülü ayrı, çoklu kullanıcı ayrı, veri yedekleme ayrı, telefon desteği ayrı.

Gerçek maliyet hesaplaması için şunları sorun:

• Tüm modüller dahil mi?
• Kaç kullanıcı için?
• Güncelleme ve bakım dahil mi?
• Sözleşme süresi var mı? Erken çıkış cezası var mı?

Yıllık toplam sahip olma maliyeti (TCO) hesaplayın ve karşılaştırın.

Soru 9: Veri Güvenliği ve Yedekleme

Verileriniz — müşteri listesi, stok, satış geçmişi — işletmenizin can damarı. Bunların kaybolması felakettir.

Sormak gerekenler:

• Otomatik yedekleme var mı? Kaç günde bir?
• Yedekler nereye kaydediliyor? (Bulut, harici disk?)
• Veri kurtarma süreci nasıl işliyor?
• Birden fazla cihaza kurulabilir mi?

Soru 10: E-Fatura ve Yasal Uyum

E-fatura ve e-arşiv fatura zorunluluğu Türkiye'de belirli ciro eşiklerini aşan işletmeler için zorunludur. Bu eşiğin altında olsanız bile yakında kapsama gireceksiniz.

Yazılımın e-fatura entegrasyonu olmalı ya da e-fatura için veri çıkarma (XML, CSV) imkanı sunmalıdır.

Değerlendirme Tablosu

10 soruya yanıtlarınızı not ettikten sonra şu tabloyu doldurun:

Sonuç

Yazılım seçimi acelesi bir karar değildir. Demo isteyin, ücretsiz deneme kullanın, mevcut müşterilerle konuşun. Aylık birkaç yüz TL tasarruf için yanlış yazılım seçmek, yıllık binlerce TL operasyonel verimsizliğe yol açar. Doğru yazılım, yatırımın en hızlı geri döndüğü kalemlerden biridir.