POS ve Muhasebe Entegrasyonunun Değeri
Toptancıların büyük çoğunluğu iki ayrı sistem kullanır: POS yazılımı (satış/stok) ve muhasebe yazılımı (Mali kayıtlar). Bu iki sistem entegre değilse şu sorun yaşanır:
Her gün kasiyerin yaptığı satış kayıtları muhasebe programına da manuel olarak girilmek zorundadır. Bu hem zaman kaybıdır hem de ikili giriş hata riskini iki katına çıkarır.
Entegrasyon bu köprüyü ortadan kaldırır: POS'ta yapılan satış otomatik olarak muhasebeye aktarılır.
Entegre Edilebilecek Alanlar
1. Satış Faturası Aktarımı
Her kesilen fatura muhasebe programında otomatik oluşur. Cari hesap hareketi, KDV tutarları, gelir kaydı — hepsi otomatik.
2. Stok Maliyeti Aktarımı
Satılan malın maliyeti (SMM) otomatik hesaplanarak muhasebeye aktarılır. "Bu ay ne kadar mal sattım, maliyeti ne oldu?" sorusu anında yanıtlanır.
3. Kasa Hareketleri
Günlük nakit ve kart tahsilatlar, yapılan ödemeler muhasebe kasasına otomatik yansır.
4. Müşteri Cari Hesapları
Veresiye satışlar, tahsilatlar, iadeler — tüm cari hareketler muhasebeye otomatik aktarılır.
Entegrasyon Seçenekleri
Yerleşik Muhasebe Modülü
Bazı POS yazılımları kendi içinde temel muhasebe modülüne sahiptir. Fatura kesimi, cari hesap, kasa defteri gibi temel işlevler POS içinden yapılır. Büyük muhasebe yazılımına ihtiyaç olmayabilir.
Bu en basit entegrasyon şeklidir — ayrı yazılım yoktur, her şey tek sistemde.
İki Yönlü Entegrasyon
POS yazılımı (Siparix gibi) ile muhasebe yazılımı (Logo, Mikro, Netsis gibi) arasında veri köprüsü kurulur. İki yazılım da çalışır ama veriler otomatik senkronize edilir.
E-Fatura Entegrasyonu
GİB'in e-fatura sistemiyle entegrasyon sağlanır. POS'ta kesilen her fatura otomatik olarak e-fatura olarak GİB sistemine iletilir.
E-Fatura Entegrasyonu: Zorunluluk mu?
Belirli ciro eşiğini geçen mükellefler için e-fatura zorunludur (muhasebeciniziyle güncel durumu teyit edin). E-fatura entegrasyonu olan bir POS:
- Keseceğiniz her faturayı otomatik GİB'e iletir
- GİB'den gelen e-faturaları alır
- İptal ve itiraz süreçlerini yönetir
Bu entegrasyon manuel e-fatura portalı kullanımını ortadan kaldırır.
Entegrasyon Kurulumu: Muhasebecisiyle Birlikte
POS-muhasebe entegrasyonunu kurarken muhasebecinizin desteğini alın:
- Muhasebe hesap planına uygun eşleştirme yapılmalı
- KDV kodları doğru tanımlanmalı
- Cari hesap yapısı uyumlu olmalı
Bu teknik adımları muhasebeciniz veya yazılım desteği yardımıyla yapın.
Entegrasyon Sonrası Süreç
Entegrasyon kurulduktan sonra:
- Her gün kapanışta veriler muhasebe programına aktarılır (otomatik veya bir tıkla)
- Muhasebeci aylık beyanname ve raporlar için hazır veri alır
- El ile veri girişi neredeyse sıfıra iner
Entegrasyon Öncesi Dikkat Edilecekler
- Muhasebe yazılımınız hangi formatı destekliyor? (JSON, XML, CSV)
- POS yazılımınız bu formatı sunuyor mu?
- Test ortamında deneme yapın, canlı geçmeden önce birkaç günlük veriyi kontrol edin
Sonuç
POS-muhasebe entegrasyonu, orta ve büyük ölçekli toptancılar için operasyonel verimliliği önemli ölçüde artırır. Manuel veri girişi ortadan kalkar, hata riski düşer ve muhasebeci daha stratejik işlere odaklanabilir.