Çok Şubeli Toptancının Temel Zorlukları
Tek şube yönetiminde başarılı olan toptancılar ikinci veya üçüncü depoyu açtıklarında yeni zorluklarla karşılaşır:
- Stok görünürlüğü: "A şubesinde var mı, B şubesinde mi?" sorusunu anlık yanıtlamak
- Stok dengesi: Bir şubede aşırı stok, diğerinde eksik stok
- Merkezi raporlama: Tüm şubelerin konsolide ciro ve stok raporu
- Müşteri yönetimi: Müşteri hangi şubeden alırsa alsın aynı cari hesap ve fiyat listesi
- Personel yönetimi: Her şubede farklı kullanıcı ve yetkilendirme
Merkezi Stok Yönetimi
Çok şubeli yapıda stok yönetiminin temel prensibi: Her şubenin kendi stok kalemleri var ama merkezi sistem tümünü görüyor.
Şube bazlı stok görünümü: "Şu an Kadıköy şubesinde 100, Şişli şubesinde 50 adet var."
Toplam stok görünümü: "Tüm şubelerde toplam 150 adet var."
Bu görünüm hem satış temsilcisinin müşteriye doğru bilgi vermesini hem de merkez yönetimin kararlarını sağlıklı almasını sağlar.
Şubeler Arası Stok Transferi
Bir şubede stok kritik seviyeye inerken diğerinde fazla stok olabilir. Şubeler arası transfer bu dengeyi sağlar.
Transfer süreci:
- A şubesinden B şubesine transfer talebinde bulunun
- Sistem transfer irsaliyesi oluşturur
- Ürünler fiziksel olarak taşınır
- B şubesinde malı alırken sistem güncellenir
- A şubesinde stok azalır, B şubesinde artar
Bu transfer kaydının doğru tutulması muhasebe için de önemlidir.
Merkezi Fiyat ve İskonto Yönetimi
Çok şubeli yapıda fiyat listelerinin merkezden yönetilmesi şarttır. Şube bazlı farklı fiyat uygulaması hem operasyonel karmaşaya hem de müşteri şikâyetlerine yol açar.
Merkezi sistem:
- Fiyat değişikliği bir yerden yapılır, tüm şubelere yansır
- Müşteri grubu iskontoları merkezi tanımlanır
- Kampanya başlangıç/bitiş tarihleri bir noktadan yönetilir
Müşteri Cari Hesabı: Şubeden Bağımsız
Bir müşteri A şubesinden alım yapsa da B şubesinden yapsa da aynı cari hesapta toplanmalıdır. Veresiye limiti, bakiye, ödeme geçmişi şubeden bağımsız tek bir hesapta.
Bu olmadan bir müşterinin A şubesindeki bakiyesi bilinmeden B şubesinde satış yapılabilir ve limit aşımı kontrol edilemez.
Konsolide Raporlama
Merkez yönetim için en önemli raporlar:
- Şube bazlı günlük ciro: Hangi şube bu gün ne sattı?
- Şube bazlı stok durumu: Her şubenin stok özetini
- Konsolide gelir raporu: Tüm şubelerin toplamı
- En iyi performans gösteren şube analizi: Hangi şube daha iyi performans gösteriyor ve neden?
Kullanıcı ve Yetki Yönetimi
Her şubede farklı personel çalışır. Yetki yönetimi şu şekilde yapılır:
- Şube yöneticisi: Kendi şubesini tam görür, diğer şube verilerini göremez
- Merkez yöneticisi: Tüm şubeleri görür
- Kasiyer: Sadece kendi şubesinde satış yapabilir
Bu yetkilendirme hem veri güvenliği hem de operasyonel disiplin için gereklidir.
Çok Şube için Yazılım Seçimi
Tek şube için kullandığınız sistem çok şubeye uygun olmayabilir. Sorulması gereken sorular:
- Sistem kaç şubeyi destekliyor?
- Şubeler arası stok transferi var mı?
- Konsolide raporlama sunuyor mu?
- Farklı şubelerde eş zamanlı kullanım mümkün mü?
- Her şube bağımsız oflayn çalışabilir mi?
Büyüme Stratejisi
Çok şubeli yapıya geçerken şu sırayı izleyin:
- Mevcut şube operasyonunuzu mükemmelleştirin
- İkinci şube için talep olduğunu doğrulayın
- Pilot şube açın, sistemi test edin
- Süreçleri standartlaştırın (her şubede aynı prosedürler)
- Üçüncü şubeye geçin
Her şubeyi yeni bir proje gibi açmak sistematik büyüme sağlar.
Sonuç
Çok şubeli toptancı yönetimi, merkezi kontrol ve şube özerkliğinin doğru dengesini gerektirir. Doğru yazılım ve süreç tasarımıyla bu karmaşıklık yönetilebilir hâle gelir ve büyüme süreci hızlanır.