Yeni bir POS sistemine geçişte en çok zaman alan iş ürün verilerini sisteme girmektir. 50 ürünlük bir firma için manuel giriş belki bir saat sürer. Ama 500, 1000, hatta 2000 ürünlük bir depo için bu iş günler alabilir. CSV import ile bu süreci 30-60 dakikaya indirmeniz mümkün.
Bu yazıda CSV nedir, nasıl hazırlanır, yaygın hatalar nasıl önlenir ve aktarım sonrası nasıl kontrol edilir — hepsini adım adım anlatacağız.
CSV Nedir? Neden Bu Kadar Yaygın?
CSV, "Comma Separated Values" yani Virgülle Ayrılmış Değerler demek. Basit bir metin dosyası formatı. İçine bakarsanız şöyle görünür:
Urun Adi,Barkod,Fiyat,Stok,Kategori Pamuklu Gömlek,8680001234567,185.00,150,Erkek Giyim Denim Pantolon,8680001234568,320.00,80,Erkek Giyim
Excel bu dosyaları tablo olarak açar. Hemen hemen tüm yazılımlar CSV formatını okuyabilir. Bu yüzden veri aktarımında evrensel bir standart haline gelmiştir.
Hazırlık: Verilerinizi Nerede Bulabilirsiniz?
Çoğu toptancının ürün verisi şu yerlerde saklıdır:
Excel dosyası: Yıllarca manuel tutulmuş. Büyük ihtimalle biraz dağınık ama temel veriler orada.
Eski yazılım: Önceki POS veya muhasebe yazılımından export aldıysanız CSV veya Excel formatında çıkıyor.
Tedarikçi listesi: Tedarikçiniz ürün listesini Excel veya PDF olarak veriyorsa oradan başlayabilirsiniz.
Kağıt listeler: En kötü senaryo. Kağıt listeleriniz varsa önce Excel'e aktarın.
Adım Adım Hazırlık Süreci
Adım 1: Şablonu İndirin
Siparix'in CSV import bölümünden şablonu indirin. Bu şablon sütun adlarının ve sırasının tam olarak nasıl olması gerektiğini gösterir.
Şablon sütunları genellikle şunları içerir:
- Ürün Adı (zorunlu)
- Barkod (önerilir, benzersiz olmalı)
- Satış Fiyatı (zorunlu)
- Alış Fiyatı (isteğe bağlı, marj hesabı için)
- Stok Miktarı (zorunlu)
- Birim (adet, kg, metre vb.)
- Kategori
- KDV Oranı
Adım 2: Mevcut Verileri Şablona Aktarın
Excel'de iki pencere açın: biri mevcut dosyanız, biri şablon. Kopyala-yapıştır ile verileri taşıyın.
Bu aşamada dikkat edilecekler:
- Sütun adları şablonla tam uyuşmalı
- Fiyatlarda virgül yerine nokta kullanın (185.00 doğru, 185,00 hata verebilir)
- Barkodları metin formatında tutun (başında 0 olan barkodlar sayı formatında kaybolur)
Adım 3: Veri Temizleme
Bu en önemli adım. Veri kalitesi ne kadar iyiyse aktarım o kadar sorunsuz olur.
Kontrol listesi:
- Boş satırlar var mı? Silin
- Yinelenen barkodlar var mı? Excel'de "Yinelenenleri Kaldır" ile kontrol edin
- Ürün adlarında tutarsız yazım var mı? (örn. "Kot Pantolon" ve "kot pantolon" aynı ürünse standardize edin)
- Fiyat sütunlarında metin var mı? ("fiyat belirlenecek" gibi — bunları temizleyin)
- Stok sütununda negatif değer var mı?
Adım 4: Türkçe Karakter Ayarı
Türkçe karakter en yaygın teknik sorundur. ş, ğ, ü, ö, ç, ı gibi harfler yanlış kodlamayla karmaşık karakterlere dönüşebilir.
Çözüm: Dosyayı kaydederken "UTF-8" veya "UTF-8 BOM" kodlamasıyla kaydedin.
Excel'de: "Farklı Kaydet" > "CSV UTF-8 (BOM)" seçeneği
Adım 5: CSV Olarak Kaydedin
Excel'de "Farklı Kaydet" seçin, dosya türü olarak "CSV (Virgülle ayrılmış)" veya "CSV UTF-8 (BOM)" seçin.
Import İşlemi
Siparix'in ürün import bölümüne girin. CSV dosyasını yükleyin. Sistem sütunları eşleştirmenizi ister — şablonu kullandıysanız bu otomatik eşleşir.
Önizleme ekranında ilk birkaç satırı kontrol edin. Her şey doğru görünüyorsa import başlatın.
1000 ürün için import genellikle 1-3 dakika sürer.
Import Sonrası Doğrulama
Import tamamlandı — iş bitmedi. Doğrulama yapın.
Sayı kontrolü: Sisteme kaç ürün girdiniz? Toplamda kaç ürün var? Uyuşuyor mu?
Rastgele örnekleme: Listeden 20-30 ürünü rastgele seçin. Her birinin adını, barkodunu, fiyatını ve stok miktarını orijinal dosyayla karşılaştırın.
Kategori kontrolü: Kategori sütunlarını gözden geçirin. Import sonrası kategoriler düzgün ayrıştı mı?
Barkod testi: Barkod okuyucuyu alın, birkaç ürünü tarayın. Sistem tanıyor mu?
Yaygın Hatalar ve Çözümleri
| Hata | Neden Olur | Çözüm |
|---|---|---|
| Türkçe karakterler bozuk | Yanlış encoding | UTF-8 BOM ile kaydet |
| Barkodlar eksik (0'lar silindi) | Sayı formatı | Barkod sütununu metin formatına çevir |
| Fiyatlar yanlış | Virgül/nokta karışıklığı | Tüm fiyatlarda nokta kullan |
| Yinelenen ürünler | Barkod tekrarı | Import öncesi yinelenenleri kaldır |
| Bazı ürünler gelmedi | Boş zorunlu alan | Zorunlu sütunları dolu tut |
Büyük Ürün Listeleri İçin İpuçları
2000'den fazla ürün için import yaparken:
- Önce küçük bir test dosyası (50 ürün) ile deneyin
- Sorun yoksa tam dosyayı yükleyin
- Çok büyük dosyaları (5000+ ürün) parçalara bölün
- Import sırasında başka işlem yapmayın
Düzenli Güncelleme İçin CSV
Tek seferlik aktarım değil, düzenli kullanım da mümkün. Tedarikçi size aylık fiyat güncellemesi gönderiyorsa bunu CSV olarak alıp toplu fiyat güncellemesi yapabilirsiniz.
Ya da yeni sezon ürünlerini Excel'den hazırlayıp sisteme yükleyebilirsiniz.
Siparix'in CSV şablonunu bir kenarda saklayın. Her yeni ürün girişi veya toplu güncelleme için hazır olsun. Binlerce ürünü dakikada sisteme almak, toptancı operasyonunun dijital dönüşümünde en pratik adımlardan biridir.