"Biz zaten Excel'de yapıyoruz, neden yazılım alayım?" Bu soruyu Türkiye'deki toptancıların belki yüzde ellisi sormuştur. Excel ücretsiz, herkes kullanmasını biliyor, esnekliği yüksek. Başlangıçta mantıklı görünüyor. Ama toptancılıkta Excel'in sınırları çok geçmeden ortaya çıkıyor.
Bu yazıda Excel ile yazılım arasındaki farkı rakamlarla ve gerçek senaryolarla anlatacağım.
Excel ile Başlayan Toptancının Hikayesi
Mehmet Bey Bayrampaşa'da spor giyim toptancısı. 2018'de işe başladığında 200 ürünü vardı. Excel'de bir stok listesi tuttu. İşe yaradı.
2023'te 1.200 ürüne, 3 çalışana ve 150 aktif müşteriye ulaştı. Hala Excel kullanıyor. Ama artık her sabah saat 8'de gelen çalışan dosyayı açıyor, düzenliyor. Öğleden sonra başka biri açıyor, üzerine yazıyor. Akşam Mehmet Bey bakarken hiçbir şey doğru değil.
Son kullandığı stok sayısına bakıyor: 43 adet yazıyor mavi hoodie medium. Depoya gidiyorlar, 12 adet var. 31 adet nereye gitti? Bilmiyorlar. Muhtemelen yanlış düzenleme, muhtemelen kayıt dışı satış, muhtemelen başka bir dosyaya yazıldı.
Bu senaryo gerçek. Ve binlerce toptancıda her gün yaşanıyor.
Excel'in Temel Teknik Yetersizlikleri
1. Eş Zamanlı Kullanım Yok
Excel dosyası aynı anda birden fazla kişi tarafından düzenlenemez. Birisi açıkken diğeri "salt okunur" modda açar. Birisi kaydettiğinde diğerinin değişiklikler kaybolabilir.
Toptancıda 3 kişi çalışıyorsa bu sorun her gün yaşanır.
2. Otomatik Stok Düşümü Yok
Excel'de bir ürün satıldığında stoktan elle silmeniz gerekir. Elle girilir, unutulur, yanlış girilir. Gerçek stok sayısı ile Excel'deki rakam zamanla ayrışır.
Bir POS yazılımında satış anında stok otomatik düşer. İnsan müdahalesi yok, hata yok.
3. Barkod Okuyucu Entegrasyonu Yok
Elle barkod girişi veya yazılımla entegrasyon olmadan barkod okuyucu Excel'de anlamsız. Her ürünü elle aramak dakikalar alır. Günde 100 satış işlemi yapıyorsanız bu dakikalar saatlere dönüşür.
4. Renk-Beden Matrisi Yok
Tekstil toptancısının can çekiştiği konu. Bir tişörtün 5 rengi ve 5 bedeni varsa 25 satır. 100 ürün için 2.500 satır. Kaydırıp aramak, toplamları kontrol etmek, hata yapmamak neredeyse imkansız.
Bir POS yazılımında renk-beden matrisi görsel ekran olarak gösterilir. Hangi renk-bedende kaç adet var, tek bakışta anlarsınız.
5. Gerçek Zamanlı Rapor Yok
Excel'de rapor almak için her seferinde formül yazmanız veya pivot tablo oluşturmanız gerekir. Günlük ciro, en çok satan ürün, en borçlu müşteri gibi bilgilere anında ulaşamazsınız.
POS yazılımında bu raporlar tek tıkla gelir.
Excel Kullanmanın Gizli Maliyetleri
Excel "ücretsiz" gibi görünse de aslında ciddi maliyetler doğuruyor:
| Maliyet Kalemi | Aylık Tahmini Kayıp |
|---|---|
| Yanlış stok kayıtları nedeniyle kaçan satış | 3.000 - 8.000 TL |
| Manuel giriş için harcanan süre (3 personel) | 2.000 - 4.000 TL iş gücü |
| Veresiye takip eksikliğinden tahsil edilemeyen alacak | 5.000 - 15.000 TL |
| Hatalı fatura ve düzeltme süreleri | 500 - 1.000 TL |
| Toplam aylık gizli maliyet | 10.500 - 28.000 TL |
Bu hesap çok kaba. Ama pratikte doğru: Excel'in "bedavası" aslında oldukça pahalı.
Excel Ne Zaman Yeterli?
Dürüst olmak gerekirse Excel bazı durumlarda yeterli:
- Henüz 50'den az ürününüz var
- Günde 10'dan az satış yapıyorsunuz
- Tek kişilik işletmeyseniz
- Tekstil değil, tek tip ürün satıyorsanız (renk-beden matrisi gerekmiyorsa)
Bu kriterleri aşmaya başladığınız anda Excel sorun çıkarmaya başlar.
Excel'den Yazılıma Geçişin Korkusu
"Elimdeki tüm verileri kaybederim" veya "Yazılımı öğrenmesi zor olur" diye endişe ediyorsanız bu kaygılar yersiz.
Siparix gibi yazılımlar Excel'den içe aktarma destekliyor. Ürün listenizi, müşteri bilgilerinizi, açık alacaklarınızı Excel'den aktarabilirsiniz. Yeni başlamak zorunda değilsiniz.
Öğrenme konusunda ise iyi haber şu: Excel'in formül karmaşıklığından çok daha basit. Satış ekranını kasiyere gösterin, 30 dakikada kullanmayı öğrenir.
Geçişin Doğru Zamanı
Şu belirtilerden birini yaşıyorsanız Excel artık sizi tutmuyor:
- Stok sayımında çok sık "bilmiyoruz" diyorsunuz
- Müşteri veresiye durumunu hemen söyleyemiyorsunuz
- Haftalık cironuzu sorduğunuzda hesaplamak dakikalar alıyor
- Barkod okuyucu almak isteyip vazgeçtiniz
- Birden fazla çalışan aynı dosyayı açmak zorunda kalıyor
- Sezon kapanışında stok sayımı 2-3 gün sürüyor
Bu belirti sayısı 3'ü geçiyorsa geçiş vakti gelmiş demektir. Kayıp maliyet, yazılım maliyetinin çok üzerindedir.