"Manuel Yönetiyorum, Sorun Yok" — Gerçekten Öyle mi?
Bu cümleyi duymayan toptancı kalmamıştır. Kağıt defteri veya Excel ile yıllarca büyümüş, işi iyi bilen esnaf için "neden değişeyim?" sorusu gayet meşru. Ama şu soruyu da sormak gerekir: Şu an ne kadar zaman ve para harcıyorsunuz, bunu hiç hesapladınız mı?
Manuel yönetimin görünür maliyeti sıfırdır. Kağıt defteri ucuzdur, Excel bedavadır. Ama gizli maliyeti ciddidir: zaman kaybı, hata kaybı, fırsat kaybı. Bu yazıda elle yönetim ile Siparix'i zaman, hata, nakit ve psikoloji açısından karşılaştırıyor; gerçekçi rakamları masaya koyuyoruz.
Zaman Maliyeti: Dakika Dakika Hesap
Her gün tekrar eden işlerin ne kadar sürdüğüne bakalım. Aşağıdaki tablo, ortalama değerlere dayanmaktadır:
| İşlem | Manuel Yönetim | Siparix | Tasarruf |
|---|---|---|---|
| Tek satış işlemi | 3 ile 5 dakika | 25 ile 40 saniye | Satış başına 3-4 dakika |
| Stok sorgulama | 5 ile 20 dakika (rafa git, say) | Anlık ekranda | 10-15 dakika |
| Veresiye durumu | 10 ile 20 dakika (defteri tara) | 3 saniye | 15 dakika |
| Gün sonu kasa kapatma | 45 ile 90 dakika | 5 ile 10 dakika | 50-80 dakika |
| Aylık satış özeti | 4 ile 8 saat | 2 dakika | Yarım veya tam gün |
| Stok sayım hazırlığı | 3 ile 5 saat | 30 dakika | Saatler |
| Müşteri alım geçmişi | 15 ile 30 dakika | 5 saniye | Onlarca dakika |
Somut hesap: Günde 70 satış yapan bir toptancı, satış başına 3,5 dakika farkla günde 245 dakika, yani yaklaşık 4 saat kaybeder. Buna gün sonu kasa kapanışını ekleyin: günde 5 saat.
5 saat x 22 iş günü = aylık 110 saat.
110 saat neye karşılık gelir? Aylık 14 tam iş günü. Bu kaynakla ne yapılabilir? Daha fazla müşteri ziyareti, daha iyi tedarikçi araştırması, aile ile daha fazla zaman, ya da sadece daha az yorgunluk.
Hata Maliyeti: Görünmez Ama Gerçek
Manuel sistemlerde hata kaçınılmazdır. İnsanlar yorulur, dikkat dağılır, acele eder ve okunaksız yazar. Toptancılıkta bu hataların doğrudan mali karşılığı vardır.
Stok Hatası Maliyeti
Yanlış stok bilgisi iki farklı zarara yol açar:
Olmayan ürünü satmak: Sistemde 50 adet görünen ürünün rafta 12 adedi kalmış. Müşteriye 50 söz verildi, 12 teslim edildi. Müşteri hayal kırıklığı, güven kaybı, olası iade süreci.
Olan ürünü satamamak: Rafta 80 adet olan ürün sistemde 0 ya da çok az görünüyor. Müşteri "yok mu?" diye soruyor, satış fırsatı kaçıyor.
Günde yalnızca 2 stok hatası yapan bir toptancı, ortalama 200 TL kayıp varsayımıyla aylık 8.800 TL, yılda 105.600 TL kaybeder.
Veresiye Atlama Maliyeti
Manuel listede atlanan, üstü çizilip yanlış okunan veya unutulan veresiye kaydı tahsilat kaybına dönüşür.
Aylık 400.000 TL veresiye satışında yüzde 1,5 atlama oranı = 6.000 TL tahsil edilemeyen alacak. Yıllık 72.000 TL. Bu rakam tek başına ciddi bir yazılım yatırımını karşılar.
Fatura Hatası Maliyeti
Yanlış fiyat, eksik kalem, çift fatura veya eksik fatura. Muhasebe düzeltme süreci, müşteri şikayeti, vergi denetiminde sorun riski. Saatler harcanan düzeltme çalışması bir personelin gününü alır.
Excel de Yetmez: Sık Yapılan Bir Yanılgı
"Ben Excel'le yönetiyorum, fena değil" diyen toptancı sayısı çoktur. Excel iyi bir araçtır ama toptancılık için tasarlanmamıştır. Pratik sınırlılıklar:
- Her satıştan sonra stok miktarını elle güncellemeniz gerekir. Unutursanız yanlış veri birikir.
- Renk-beden kombinasyonları için karmaşık formül yapısı kurmak hem zaman alır hem hata üretir.
- Barkod okuyucu Excel'e doğrudan entegre çalışmaz.
- Birden fazla kullanıcı aynı anda Excel dosyasını güvenli biçimde düzenleyemez.
- Excel dosyası bozulabilir, yanlışlıkla silinebilir. Yedek alınmazsa tüm veri kaybolur.
- Kullanıcı yetki sınırı yoktur; herkes her şeyi görebilir ve değiştirebilir.
Psikolojik Maliyet: Gözden Kaçan Yük
Manuel yönetim yalnızca finansal değil, psikolojik de maliyetlidir. Günde kaç defa "stokta var mıydı acaba?" diye düşündünüz? Hangi müşterinin ne kadar borcu olduğunu kafanızda tutmaya mı çalışıyorsunuz? Gün sonu sayımda "bir şeyleri atladım mı?" endişesiyle ayrılıyor musunuz?
Bu zihinsel yük birikmektedir. Siparix'e geçen toptancıların sıklıkla söylediği şey şudur: "En büyük değişim aslında kafamın rahatlaması oldu."
Gerçek Maliyet Karşılaştırması: Yıllık Tablo
Günde 70 satış yapan, aylık 1,5 milyon TL ciro yapan orta ölçekli bir toptancı için tahmini yıllık kayıp hesabı:
| Kalem | Manuel Yönetim (Yıllık) | Siparix ile (Yıllık) |
|---|---|---|
| Personel zaman kaybı | 90.000 ile 140.000 TL | 9.000 ile 14.000 TL |
| Stok hata kaybı | 40.000 ile 90.000 TL | 4.000 ile 9.000 TL |
| Atlanmış veresiye | 50.000 ile 100.000 TL | 5.000 ile 10.000 TL |
| Fatura düzeltme | 10.000 ile 25.000 TL | 1.000 ile 2.500 TL |
| Toplam | 190.000 ile 355.000 TL | 19.000 ile 35.500 TL |
Fark yaklaşık on kat. Bu tabloyu kendi rakamlarınızla doldurun; sonuç genellikle tartışma götürmez.
Yatırımın Geri Dönüşü: Kaç Ayda Amorti Eder?
Siparix'in aylık maliyetini yukarıdaki tablodaki tasarrufla karşılaştırın. Çoğu toptancı için geri dönüş süresi iki ile dört ay arasındadır. Beşinci aydan itibaren her ay net tasarruf.
Hesabı kendiniz yapın: Şu an manuel yönetim için harcadığınız personel saatinin maliyetini, hata kayıplarınızı ve atlanmış veresiyelerinizi tahmin edin. Bu toplamı Siparix maliyetiyle karşılaştırın.
Ücretsiz Demo ile Risk Almadan Test Edin
Siparix geçmeden karar vermeyin. Ücretsiz demo sürümünü kendi işletme verilerinizle test edin. Günde kaç satış yaptığınızı, ortalama satış sürenizi ve aylık kaç veresiye işleminiz olduğunu girin. Siparix size tasarruf hesabını göstersin; kararı verilerle alın.