Medikal Ürün Toptancılığı: Sıfır Hata Toleransı
Medikal ürün toptancılığında hata maliyeti para değil, insan sağlığıdır. Tek kullanımlık şırınga, cerrahi eldiven, yara örtüsü, tıbbi maske, tanı kiti — bu ürünler hastanelerde, kliniklerde ve eczanelerde kullanılır. Yanlış ürün, son kullanma tarihi geçmiş ürün veya hasar görmüş ürün doğrudan hasta güvenliğini etkiler.
Bu nedenle medikal toptancılık, Türkiye'de Sağlık Bakanlığı'nın sıkı denetimi altındadır. TİTCK (Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu) düzenlemeleri, depolama standartları, lot takibi zorunluluğu ve bayi yetki belgeleri — bunların hepsi operasyonel sürecin parçasıdır.
Yasal Çerçeve: Ne Zorunlu, Ne Yasak?
Medikal ürün toptancısının karşıladığı temel yasal gereklilikler:
Depo Yetki Belgesi: Medikal ürün depolayan ve satan toptancının Sağlık Bakanlığı'ndan depo yetki belgesi alması zorunludur. Bu belge olmadan yasal olarak satış yapılamaz.
Ürün Kayıt/Tescil: Satılan her tıbbi cihaz UBB (Ürün Barkod Bilgi Bankası) kaydına sahip olmalıdır. Kaydı olmayan ürün satışı yasaktır.
İzlenebilirlik: Her ürünün giriş-çıkış kaydı tutulmalıdır. Hangi üreticiden geldi, hangi lottan, hangi müşteriye satıldı — bu zincir eksiksiz olmalı.
Geri Çağırma Yönetimi: Bir ürün geri çağırıldığında etkilenen ürünleri 24-48 saat içinde tespit etmek ve müşterileri bilgilendirmek yasal yükümlülüktür.
| Gereklilik | Yaptırım |
|---|---|
| Depo yetki belgesi yoksa | İdari para cezası, faaliyet durdurma |
| Kayıtsız ürün satışı | Ürün toplatma, para cezası |
| İzlenebilirlik eksikliği | Denetim cezası |
| Geri çağırma bildirimi gecikmesi | Ağır idari yaptırım |
Lot Takibi: Operasyonun Kalbi
Medikal toptancısında lot takibi sadece yasal zorunluluk değil, operasyonel güvencedir. Her ürünün girişinde şu bilgiler kaydedilmelidir:
- Tedarikçi adı ve fatura numarası
- Lot numarası (üreticinin atadığı)
- Üretim tarihi
- Son kullanma tarihi
- Giren miktar
- Depo konumu
Her çıkışta ise şunlar kayıt altına alınmalı:
- Hangi müşteriye satıldı
- Hangi lottan çıktı
- Kaç adet
- Tarih
Bu kayıt zinciri tamamsa, herhangi bir sorun durumunda saniyeler içinde etkilenen ürünlerin kimde olduğu bulunabilir.
Son Kullanma Tarihi Yönetimi: FEFO Zorunluluğu
Medikal ürünlerde FEFO (First Expired First Out) prensibi uygulanmalıdır. Yani son kullanma tarihi en erken olan ürün önce çıkmalıdır. Bu prensip hem yasal hem etik bir zorunluluktur.
Pratikte FEFO'yu uygulamak için:
- Yeni gelen ürünler arkaya, eski ürünler öne konur (fiziksel)
- Sistem her çıkışta hangi lotun önce gitmesi gerektiğini belirtir
- Son kullanma tarihi yaklaşan ürünler için uyarı sistemi devreye girer
Son kullanma tarihi yaklaşma uyarısı kritik bir özelliktir. 6 ay kala uyarı, 3 ay kala kritik uyarı gibi kademeli bildirimler ürünlerin zamanında satılmasını ya da tedarikçiye iade edilmesini sağlar.
Soğuk Zincir Ürünler: Ekstra Dikkat
Bazı medikal ürünler soğuk zincir gerektirir. Belirli tanı kitleri, biyolojik maddeler ve bazı steril ürünler +2/+8°C veya -20°C'de saklanmalıdır. Bu ürünler için:
- Sıcaklık kontrollü depo veya buzdolabı şarttır
- Depo sıcaklığı sürekli izlenmeli, kayıt tutulmalı
- Elektrik kesintisi durumunda yedek güç sistemi veya acil protokol olmalı
- Nakliye sürecinde soğuk zincir kırılmamalı
Soğuk zincir ürünlerde sıcaklık ihlali yaşandığında etkilenen ürünler satışa çıkarılamaz. Bu kayıpların minimumda tutulması için sistem bazlı izleme ve uyarı mekanizması şarttır.
Müşteri Yönetimi: Yetkili Satış
Medikal ürün toptancısı her müşteriye satış yapamaz. Yasal zorunluluk olarak:
- Hastanelere tıbbi malzeme satan firma ihale şartlarını taşımalı
- Eczanelere satış yapabilmek için eczacılık mevzuatı kapsamında yetki şart
- Bazı tıbbi cihazlar sadece yetkili kliniklere satılabilir
Müşteri bazlı yetki belgesi takibi bu nedenle kritiktir. "Bu müşteriye bu ürünü satabilirim" sorusunun cevabı hızlı ve net olmalıdır. Belgesi olmayan müşteriye satış hem yasal risk hem etik sorun oluşturur.
Belge Zinciri: Sipariş-İrsaliye-Fatura
Medikal toptancılığında belge zinciri eksiksiz olmalıdır:
- Müşteri siparişi (yazılı veya sistemde kayıtlı)
- Depo çıkış fişi (hangi lottan, kaç adet)
- İrsaliye (ürün bilgisi, lot, son kullanma tarihi)
- Fatura (yasal gereklilikler)
Bu zincirin her halkası dijital olarak kayıt altında tutulursa hem denetim durumunda hazır hem de olası şikayet durumunda savunma aracı olur.
Siparix ile Medikal Ürün Toptancısı
Siparix, medikal toptancısının yasal yükümlülüklerini karşılamasına destek olacak özellikler sunar. Lot ve son kullanma tarihi takibi ile her ürünün tam izlenebilirliğini sağlayabilirsiniz. Son kullanma tarihi uyarıları ile stoğun zamanında tükenmesini garantileyebilirsiniz. Müşteri bazlı yetki belgesi notu ile kime ne satabileceğinizi kayıt altında tutabilirsiniz. İrsaliyede lot ve tarih bilgisi otomatik çıkar. İnternet gerektirmez, deponuzda kesintisiz çalışır.