Birçok sektörde müşteriye mal yanında ambalaj da gönderiliyor: plastik kasalar, metal kap, eurpalet, şişe, fıçı. Bu malzemelerin takibi yapılmadığında sessiz ama sürekli kayıplar oluşuyor. Yıl sonunda sayım yapıldığında ne kadar depozitolu malzeme kaybolduğu çoğu zaman sürpriz oluyor.
Hangi Sektörlerde Kritik?
Gıda toptancısı: Plastik kasalar, nakliye sandıkları İçecek distribütörü: Şişeler, kasalar, fıçılar, variller Kimya/temizlik: Boş konteynerler, variller Boya/yapı malzemesi: Metal kovalar, ambalaj malzemeleri Meyve-sebze: Tahta veya plastik kasalar
Eğer bu sektörlerdenseniz depozito yönetimi günlük operasyonunuzun parçası olmalı.
Kayıpların Boyutu
Bir gıda toptancısı için plastik kasa maliyeti kasa başına 25-50 TL. 200 müşteriniz var ve her birine ortalama 20 kasa çıkıyor. Bu 4.000 kasa = 100.000-200.000 TL değer.
Bu kasaların yüzde 10'u yılda kaybolsa 10.000-20.000 TL gider. Takip etmeden bu kaybı göremezsiniz.
Depozito Takip Sistemi
1. Müşteri Bazlı Kayıt
Her müşteriye çıkan depozitolu malzeme türünü ve miktarını kaydedin:
| Müşteri | Plastik Kasa | Eurpalet | Metal Konteyner |
|---|---|---|---|
| Ahmet Market | 45 | 3 | 0 |
| Fatih Gross | 120 | 8 | 5 |
| Konak Gıda | 22 | 2 | 0 |
2. Giriş-Çıkış Hareketi
Mal gönderildiğinde kasa çıkışı kaydedin. Müşteri kasa iade ettiğinde kasa girişi kaydedin. Bakiye her an görünür olsun.
3. Periyodik Mutabakat
Her 3 ayda bir müşteriyle bakiye mutabakatı yapın. "Sizde kaç kasa var?" sorusu açık hesapları gün yüzüne çıkarır.
Depozito Bedeli: Almalı mısınız?
İki model var:
Depozito Bedeliyle: Kasa başına 15-25 TL depozito alırsınız. Müşteri iade ettiğinde geri ödersiniz. Avantajı: müşteri kasayı iade etmeye motive olur. Dezavantajı: muhasebe karmaşıklığı artar.
Bedelsiz Takip: Depozito almıyorsunuz ama kayıp sayısını takip ediyorsunuz. Yıl sonu fazla kayıp olan müşterilere uyarı veya fatura açıyorsunuz.
Yıllık 500+ kasa kullanan büyük bir operasyonda depozito sistemi kurmeye değer. Küçük operasyonlarda bedelsiz takip yeterli.
Hasarlı ve Kullanılamaz Hale Gelmiş Ambalajlar
Her yıl kasaların bir kısmı yıpranır veya kırılır. Bu kaçınılmazdır. Ama müşteriden mi döndü, sizin deponuzda mı kırıldı bilinmiyorsa tartışma çıkar.
Hasarlı kasa iade alındığında müşteri huzurunda kayıt yapın. "Hasar var, tazmini sizden bekliyoruz" konuşmasını o anda yapın, aylarca sonra değil.
Siparix ile Depozito Yönetimi
Depozitolu ambalajları ek ürün olarak sisteme tanımlayabilirsiniz. Her satışta kaç kasa çıktığı kayıt altına alınır. Müşteri iade getirdiğinde iade işlemi yapılır ve bakiye otomatik güncellenir.
Müşteri bazlı depozito raporu istediğinizde kimin ne kadar borçlu olduğunu anında görürsünüz.
Takibi olmayan depozito sistemi yıllık on binlerce lira kayıp demek. Küçük bir rutin bu kaybı büyük ölçüde önler.