Rutin: Toptancının Görünmez Kalesi
Başarılı toptancıyla mücadele eden toptancı arasındaki fark çoğunlukla büyüklükte değil, rutinde yatar. Büyük toptancı daha çok paraya sahip değil — her gün aynı kontrolleri yapan, sorunları erken gören ve sistematik çalışan bir makineye sahip.
Rutin sıkıcı görünür. Ama işletme yönetiminde rutinin yokluğu daha da sıkıcı bir şeyle sonuçlanır: gün sonunda kasada neden fark var bilmiyorsunuz, stokta olmayan mal satıldı fark ettiniz, müşteri aradı borcunu hatırlatmak zorunda kaldı.
Bu yazı, başarılı bir toptancının sabah açılıştan akşam kapanışa kadar yapması gereken 10 görevi somut olarak açıklıyor.
Sabah Rutini: Güne Doğru Başlamak
1. Kasa Açılışı ve Sayımı
Gün başında kasada olması gereken para miktarı ile gerçek para eşleşmeli. Bu "başlangıç bakiyesi" olarak kayıt altına alınır.
Kasada fark varsa:
- Önceki gün yanlış para üstü verildi mi?
- Kasa kapatma sırasında hata yapıldı mı?
- Personel hatası mı?
Bu farkı günün başında tespit etmek hesabı netleştirir. Haftalarca biriken farkları çözmek çok daha zordur.
Süre: 5 dakika.
2. Stok Uyarılarını Kontrol Etme
Yazılımın ürettiği stok uyarılarına bakın:
- Minimum stok eşiğinin altına düşen ürünler
- Son kullanma tarihi yaklaşan ürünler (gıda veya kozmetik sektöründeyseniz)
- Uzun süredir hareketsiz kalan stoklar
Bu kontrol yapılmadan müşteri sipariş verdiğinde "stok bitti" sürprizi yaşanır. Oysa uyarı önceden geldiyse tedarik siparişi verilmiş olurdu.
Süre: 3-5 dakika.
3. Günün Teslimat ve Ziyaret Planı
Bugün kime ne gönderilecek? Saha temsilcisi nereye gidecek? Araç uygun mu?
Bu planı sabah yapmamak teslimat kaosuna yol açar. Öğleden sonra "bunu unuttuk, yarın göndereceğiz" cümlesi müşterinin güvenini sarsar.
Süre: 10 dakika.
Gün İçi Kontroller
4. Vade Takibi
Her gün vadesi gelen veresiye var mı kontrol edin. Yazılımdan "bugün vadesi gelenler" raporu alın.
Vadesi gelen müşteriyi beklemeyin — siz arayın. "Bakiyenizin vadesi geldi, transfer yapacak mısınız?" telefonu hem profesyoneldir hem tahsilatı hızlandırır.
Süre: 5-10 dakika.
5. WhatsApp ve Telefon Siparişlerinin Sisteme Girilmesi
Her gün belirli aralıklarda WhatsApp siparişlerini kontrol edin ve sisteme girin. "Öğleden önce gelen siparişler 12:00'de girilir, öğleden sonra gelenler 17:00'de girilir" gibi sabit kurallar koyun.
Sipariş sisteme girmediğinde stok düşmez, fatura kesilmez ve kargoya hazırlanmaz.
Süre: 2-3 kez günde, 10-15 dakika her seferinde.
6. Anlık Stok Soruları
Müşteri veya saha temsilcisi "X ürün var mı?" diye sorduğunda anlık stoka bakın. Bu işlem saniyeler içinde yapılabilmeli. Yazılım açık olmalı ve stok ekranı hızlı erişilebilir olmalıdır.
Süre: İşlem başına 30 saniye.
Akşam Rutini: Günü Doğru Kapatmak
7. Kasa Kapanışı
Gün sonu en kritik operasyonel adım. Adımlar:
- Kasadaki nakit sayın
- Yazılımdan gün sonu kasa raporu alın
- Fiziksel nakit ile sistem bakiyesini karşılaştırın
- Fark varsa nedenini bulun ve kayıt altına alın
- Kasayı kapatın, ertesi gün başlangıç bakiyesini bırakın (fazlası kasaya veya bankaya)
Kasa farkı her gün sıfırlanmalıdır. Biriken farklar muhasebe ve güven sorununa yol açar.
Süre: 15-20 dakika.
8. Gün Sonu Stok Kontrolü
Gün içinde giren ve çıkan ürünler kayıt altında mı? Özellikle şunları kontrol edin:
- Alım yapıldıysa sisteme girildi mi?
- İade yapıldıysa stoka eklendi mi?
- Transfer yapıldıysa düşüldü mü?
Stok tutarsızlıkları gün sonunda bulunursa düzeltmek kolaydır. Hafta sonunda fark edilirse hangi günden kaynaklandığını bulmak zorlaşır.
Süre: 10 dakika.
9. Günün Satış Raporu
Yazılımdan günlük satış raporunu alın. Bakın:
- Toplam ciro ne kadar?
- En çok satan ürün hangisi?
- Bugün kaç müşteri işlem yaptı?
- Nakit, kart ve veresiye oranı nedir?
Bu rakamları bir hafta takip ettiğinizde hangi günler yoğun, hangi günler sakin görünür. Buna göre teslimat, personel ve promosyon planlaması yapılabilir.
Süre: 5 dakika.
10. Veri Yedekleme
Gün sonu tüm veriler yedeklenmeli. Siparix otomatik yedekleme yapıyorsa manuel kontrol gerekmiyor. Manuel yedekleme gerekiyorsa harici diske veya buluta kopyalama yapın.
Bilgisayar arızasında bir günlük veri kaybı tolere edilebilir. Aylık veri kaybı felaket.
Süre: 2 dakika (otomatik ise sıfır).
Haftalık Rutine Eklenecekler
Günlük rutine ek olarak haftada bir yapılması gereken kontroller:
| Görev | Sıklık | Amaç |
|---|---|---|
| Veresiye bakiye gözden geçirme | Haftada bir | Sürüncemede kalan alacakları tespit |
| Stok devir analizi | Haftada bir | Yavaş dönen ürünleri tespit |
| Tedarikçi siparişleri | Haftada bir | Stok güncelleme |
| Saha ekibi değerlendirmesi | Haftada bir | Performans ve sorun takibi |
Dijital Rutin Yöneticisi: Yazılımın Rolü
Rutinin manuel takibi çok zordur. Hatırlatıcı kurmak, kağıt kontrol listesi tutmak, Excel dosyası güncellemek — bunların hepsi hem zaman alır hem unutulur.
Siparix gibi bir yazılım bu rutini otomatize eder:
- Stok uyarıları otomatik gelir
- Gün sonu raporu tek tıklamayla hazır
- Vade takibi otomatik uyarı üretir
- Kasa kapanışı hızlı ve hatasız
Yazılım rutinin insani unutkanlıktan bağımsız çalışmasını sağlar.
Rutin Oluşturmanın İlk Adımı
Bu 10 görevin tamamını yarın sabahtan uygulamaya başlayın diyemeyiz. Ama şu adımı bugün atabilirsiniz: en önemli 3 görevi seçin ve bir hafta boyunca her gün yapın. Alışkanlık oluştuktan sonra sıradaki 3'ü ekleyin.
Rutin birden bire inşa edilmez. Ama bir kez yerleşince işletme otomatik pilot moduna geçer — ve siz strateji için daha fazla zaman bulursunuz.
Siparix ile Günlük Rutin
Siparix'in gün sonu raporu, otomatik stok uyarıları ve kolay kasa kapatma özelliği günlük rutinin en zahmetli kısımlarını dakikalar içine sıkıştırır. Kasa sayımı, stok kontrolü ve günlük satış özeti tek bir ekrandan yönetilir.
Sonuç
Başarılı toptancı her gün olağanüstü kararlar almaz. Her gün doğru soruları sorar ve sistematik yanıtlar alır. Bu soruların düzenli sorulmasını sağlayan şey rutindir. Rutin sıkıcı değil, özgürleştiricidir: günlük operasyonu otomatikleştirir, sizi stratejik düşünmek için serbest bırakır.