Yanlış Yazılım Seçiminin Maliyeti
Yanlış yazılım seçmek sadece para kaybı değildir. Şunları da kaybedersiniz:
- Veri taşıma ve geçiş için harcanan zaman
- Ekip eğitimi ve alışma süreci
- Yanlış sistemde çalışmanın doğurduğu hatalar
- Bir veya iki yıl sonra yeniden geçiş stresi
Yazılım seçimi sabır isteyen, detaylı araştırma gerektiren bir karardır. İşte bu kararı doğru vermeniz için 10 kritik kontrol noktası.
1. Toptancıya Özel mi, Perakende Yazılımı mı?
Bu en kritik soru. Piyasadaki yazılımların büyük çoğunluğu perakende (mağaza, kafe, restoran) için tasarlanmıştır.
Toptancı için gereken özellikler perakende yazılımında çoğunlukla eksiktir:
- Müşteri grubu fiyatlandırması
- Cari hesap ve veresiye limiti
- İrsaliye yönetimi
- Toplu fiyat listesi
Demo sırasında bu özelliklerin varlığını mutlaka test edin.
2. Oflayn Çalışıyor mu?
İnternet kesintisinde sistem çalışmaya devam ediyor mu? "Evet, oflayn moda var" diyorlarsa şunu sorun: "Oflayn modda ne yapabiliyorum, ne yapamıyorum?"
Tam oflayn yetenekli (tüm özellikler çalışıyor) vs. kısmi oflayn (sadece bazı işlemler) arasındaki fark büyüktür.
3. Veriler Nerede Saklanıyor?
- Yerel bilgisayarda mı? (Oflayn)
- Bulutta mı? (Online)
- Her ikisinde mi? (Hibrit)
Her seçeneğin avantaj ve dezavantajlarını anlayın. Özellikle veri güvenliği, yedekleme ve erişim hakları konusunda net bilgi alın.
4. Fiyatlandırma Modeli Ne?
- Tek seferlik lisans ücreti mi?
- Aylık/yıllık abonelik mi?
- Kullanıcı başına mı?
- Modül başına mı (her özellik ayrı ücretli)?
5 yıllık toplam maliyet hesabı yapın. Ucuz görünen aylık abonelik zamanla pahalanabilir.
5. Ürün Varyantlarını Destekliyor mu?
Renk, beden, numara, boyut gibi varyantları destekliyor mu? Test edin:
- Tek ürüne birden fazla renk ve beden ekleyebiliyor musunuz?
- Her varyant ayrı stok olarak takip ediliyor mu?
- Renk-beden matrisi görünümü var mı?
6. Raporlama Ne Kadar Güçlü?
Demo sırasında şu raporları isteyin:
- Ürün bazlı satış raporu (belirli dönem için)
- Müşteri bazlı satış raporu
- Yaşlandırma raporu (alacaklar)
- Stok devir hızı raporu
- Kâr marjı raporu
Bunları hızla sunabiliyorlarsa raporlama güçlüdür.
7. CSV Aktarımı Mümkün mü?
Hem içe (ürün aktarımı) hem dışa (veri ihracı) CSV desteği şart. Aktarım yaptıklarını demo sırasında canlı göstermelerini isteyin — söylemek ile göstermek farklıdır.
8. Teknik Destek Nasıl?
- Destek saatleri neler?
- Telefon mu, e-posta mı, chat mi?
- Ortalama yanıt süresi ne?
- Türkçe destek var mı?
Yazılım sorun çıkardığında hızlı destek hayat kurtarır. Referans müşterilerle konuşun ve gerçek destek deneyimlerini öğrenin.
9. Mevcut Verilerinizi Aktarabilir misiniz?
"Excel'deki ürünlerimizi sisteminize nasıl aktarabiliriz?" sorusunu sorun. Demo sırasında küçük bir test veriyle aktarım deneyin.
Ürün aktarımı + müşteri aktarımı + cari bakiye aktarımı — üçü de desteklenmeli.
10. Referans Var mı? Benzer Sektörden Kullanıcı Konuşabilir miyim?
Tekstil toptancısıysanız başka tekstil toptancısı kullanan var mı? Bağlantı verebilirler mi?
Referans müşteriyle 10 dakika konuşmak 1 saat demo izlemekten çok daha bilgilendirici olur.
Demo Kontrol Listesi
Demo sırasında mutlaka deneyin:
- Varyantlı ürün ekleme
- Müşteri grubu fiyatı tanımlama
- Veresiye limitli satış
- İrsaliye oluşturma
- CSV aktarımı (küçük test)
- Yaşlandırma raporu
- Oflayn mod testi (internet kapatın)
Sonuç
Toptancı yazılımı seçimi acelesi yapılacak bir karar değildir. Zaman ayırın, demoları yapın, referansları arayın. Doğru seçim yıllarca sizi destekler; yanlış seçim ise yıllarca sizi yorar.