Gıda Toptancılığında Son Kullanma Tarihi: Neden Bu Kadar Kritik?
Gıda sektöründe faaliyet gösteren toptancılar için son kullanma tarihi yönetimi üç açıdan hayati önem taşır:
1. Yasal Zorunluluk: Tarihi geçmiş gıda ürünü satmak Türk Gıda Kodeksi kapsamında ciddi yaptırımlara yol açar. Para cezasının ötesinde işletme kapatma riski mevcuttur.
2. Sağlık Güvenliği: Son kullanma tarihi geçmiş ürün, müşterinizin müşterisine ulaşabilir ve sağlık sorununa neden olabilir. Bu hem etik bir sorumluluk hem de hukuki yükümlülüktür.
3. Finansal Kayıp: Zamanında satılamayan ürün imha edilmek zorundadır. Bu doğrudan zarar demektir.
FEFO Nedir? Neden FIFO Yetmez?
Çoğu toptancı FIFO (First In, First Out — İlk Giren, İlk Çıkar) prensibini bilir. Ama gıda toptancıları için bu yeterli değildir.
FIFO'nun sorunu: İlk giren mal, son kullanma tarihi açısından illa ki en yakın tarihli değildir. Tedarikçi bazen farklı lotlardan karışık mal gönderir. İlk giren ürünün tarihi daha uzun olabilirken ikinci gelen ürünün tarihi daha yakın olabilir.
FEFO (First Expired, First Out — İlk Sona Erecek, İlk Çıkar): Doğru yaklaşım budur. Tarihi en erken dolacak ürün, depoda ne zaman gelmiş olursa olsun önce çıkmalıdır.
Lot/Parti Takibi Neden Gerekli?
Lot takibi, hangi ürünün hangi üretim partisinden geldiğini izlemenizi sağlar. Neden önemli?
Geri çağırma (Recall) senaryosu: Bir üretici, belirli bir partiyi üreten ürünlerin bozuk olduğunu açıkladığında, o partiyi sattığınız tüm müşterilere ulaşmanız gerekir. Lot takibi olmadan bu mümkün değildir.
Kalite izleme: Aynı ürünün farklı partileri farklı kalitede olabilir. Müşteri şikâyeti geldiğinde hangi partiden olduğunu bilmek, sorunu izole etmenizi sağlar.
Gıda Toptancısı İçin Raf Ömrü Uyarı Sistemi
İdeal bir sistem şunları yapmalıdır:
- 90 gün kala: Sarı uyarı — bu ürünü kampanyaya al veya fiyat indirimine gir
- 30 gün kala: Turuncu uyarı — aktif olarak satmaya çalış, müşterilere öner
- 15 gün kala: Kırmızı uyarı — acil aksiyona geç, sıfırın altında fiyatla bile sat
- 5 gün kala: Siyah uyarı — satış mümkün değil, imha prosedürü başlat
Bu uyarı sistemini manuel takip etmek imkânsızdır. POS yazılımı bu kontrolleri otomatik yapmalıdır.
Pratikte Lot Takibi Nasıl Yapılır?
Mal Teslim Alımında
Her gelen parti için şunları kaydedin:
- Lot numarası (ambalaj üzerindedir)
- Üretim tarihi
- Son kullanma tarihi
- Tedarikçi kodu
- Teslim alınan adet/kg
Depo Düzenlemesinde
FEFO prensibini fiziksel olarak uygulamak için:
- Rafları önden arkaya doğru tarihe göre dizin: öne yakın tarihli, arkaya uzak tarihli
- Her raflama işleminde yeni gelen malı arkaya koyun
- Satış/çıkış işleminde daima öndeki (yakın tarihli) alın
Satışta
Sistemde lot takibi varsa, bir ürünü sattığınızda sistem otomatik olarak en yakın tarihli lotu seçmeli ve stoktan düşmelidir.
Müşterilerinizi Eğitin
Gıda toptancısı olarak müşterileriniz de son kullanma tarihlerini takip etmek zorundadır. Özellikle bakkal, market ve restoran gibi son tüketiciye yakın işletmelerle çalışıyorsanız:
- Fatura veya irsaliyede ürünün son kullanma tarihini belirtin
- Tarihe yakın ürünleri satarken müşteriyi bilgilendirin
- "Bu ürünü 15 gün içinde satmanız gerekiyor" gibi açıklamalar güven inşa eder
Düzenleyici Kontroller için Hazırlıklı Olun
Tarım Bakanlığı ve belediye denetçileri gıda depolarını denetler. Denetimde sorabilecekleri sorular:
- Depodaki ürünlerin son kullanma tarihleri kayıt altında mı?
- Tarihi geçmiş ürün var mı?
- İmha işlemleri nasıl belgeleniyor?
Dijital POS sistemi bu sorulara anında yanıt vermenizi sağlar. "Hayır, tarihi geçmiş ürün yok, işte raporumuz" diyebilmek denetimde büyük avantaj sağlar.
İmha Yönetimi
Tarihi geçen veya bozulan ürünlerin imhası da kayıt altına alınmalıdır:
- İmha tarihi
- İmha edilen ürün ve miktarı
- İmha nedeni (tarih geçimi / hasar / bozulma)
- İmhayı onaylayan kişi
Bu kayıtlar hem muhasebe açısından (fire kaydı) hem de denetim açısından gereklidir.
Sonuç
Gıda toptancılığında son kullanma tarihi yönetimi ihmal edilemez. FEFO prensibi, lot takibi ve otomatik uyarı sistemleri bir arada kullanıldığında hem kayıplar minimuma iner hem de yasal risk ortadan kalkar. Doğru yazılımla bu süreç otomatikleşir ve artık sizi düşündürmez.