Sipariş Yönetimi Neden Kritik?
Toptancılıkta bir siparişin hatalı işlenmesi birkaç sorun yaratır aynı anda: Müşteri yanlış veya eksik mal alır, geri iade yapılır, stok yanlış düşülmüştür, muhasebe kaydı bozulur.
Bir siparişin işlenmesi süreci şu adımlardan oluşur:
- Sipariş alınması
- Stok kontrolü
- Sipariş onayı
- Hazırlama (picking)
- İrsaliye düzenleme
- Sevkiyat
- Müşteri teslimatı
- Faturalama
Her adımda hata riski vardır ve bu hataların maliyeti hem maddi hem de müşteri ilişkisi açısından yüksektir.
Sipariş Alma Kanalları
Toptancılar siparişleri farklı kanallardan alır:
Yüz yüze: Müşteri depoya gelir, bizzat sipariş verir. Telefon: Satış temsilcisi siparişi alır, sisteme girer. WhatsApp: Müşteri mesajla sipariş listesi gönderir. E-posta: Kurumsal müşterilerden gelen yazılı sipariş. Online platform: B2B sipariş portalı varsa buradan.
Her kanaldan gelen sipariş tek bir sisteme (POS yazılımı) girilmeli. Dağınık kayıt tutmak hem hataya hem de eksik faturaya yol açar.
Stok Kontrolü: Sipariş Öncesi Zorunlu Adım
Sipariş alındığında önce stok kontrol edilmelidir:
- İstenen ürün stokta var mı?
- Yeterli miktarda var mı?
- Varyant (renk, beden vb.) uygun mu?
POS yazılımı sipariş girişi sırasında stok uyarısı veriyorsa bu kontrol otomatik yapılır. "Müşteri sipariş verdi, hazırlarken stokta olmadığını gördük" senaryosu yaşanmaz.
Sipariş Onayı
Her sipariş sisteme girdikten sonra onaylanmalıdır. Onay süreci:
- Kredi limiti kontrolü (veresiye limiti aşılıyor mu?)
- Fiyat doğrulaması (doğru fiyat listesi uygulandı mı?)
- Teslimat tarih belirleme
Onay sistemi olmadan her sipariş direkt işleme alınır. Bu aceleci bir yaklaşımdır ve kredi riski taşır.
Picking (Hazırlama) Süreci
Sipariş onaylandıktan sonra depoda hazırlık başlar. Hatalı hazırlama toptancılık dünyasının en yaygın sorunlarından biridir.
Hataları azaltmak için:
Basılı picking listesi: Her sipariş için ürün listesi basılsın. Depocu listeden işaret ederek hazırlasın.
Çift kontrol: Hazırlayan ve kontrol eden ayrı kişiler olsun. İki kişilik kontrol hata oranını dramatik düşürür.
Barkod doğrulama: İdeal sistemde her ürün hazırlanırken barkod okutulur. Yanlış ürün okutulursa sistem uyarı verir.
İrsaliye ve Sevkiyat
Hazırlık tamamlandıktan sonra irsaliye düzenlenir ve ürünler sevk edilir.
Sevkiyat sürecinde dikkat edilecekler:
- İrsaliye araçta bulunmalı
- Kırılabilir ürünler için özel ambalaj
- Teslimat adresi doğrulaması
- Teslimat saati müşteriyle önceden belirlenmesi
Teslimat Sonrası Faturalama
İrsaliye imzalandıktan (müşteri teslim aldıktan) sonra fatura kesilir. Bazı işletmelerde aynı gün, bazılarında ay sonu toplu faturalama yapılır.
Faturalama gecikmesi nakit akışını olumsuz etkiler. Mümkün olan en kısa sürede faturalandırın.
İade Yönetimi
Sipariş sürecinin son adımı iade yönetimidir. Müşteri ürünü beğenmedi, yanlış ürün gönderildi veya hasar var.
İade alımında sistem kayıt yapmalı:
- İade nedeni
- İade alınan ürün ve miktarı
- Stok güncelleme
- İade bedelinin işlenmesi (iade fatura veya cari alacak)
Sonuç
Sipariş yönetimi, toptancılık operasyonunun omurgasıdır. Her adımın sistematik ve kayıt altında olduğu bir süreç kurulduğunda hem hatalar azalır hem de müşteri güveni artar.