CSV Nedir ve Neden Kullanılır?
CSV (Comma-Separated Values), verilerin virgülle ayrıldığı düz metin dosya formatıdır. Excel'in kendi formatı (.xlsx) yerine kullanılan bu evrensel format, neredeyse tüm yazılımların anlayabileceği bir standarttır.
Toptancılar için CSV aktarımı şu durumlarda hayat kurtarır:
- Yeni sisteme geçişte yüzlerce ürünü taşımak
- Tedarikçi fiyat listesini sisteme aktarmak
- Sezon başında yeni koleksiyonu eklemek
- Fiyat güncellemesini toplu yapmak
Alternatif olan tek tek manuel giriş, 1.000 ürün için günlerce sürer. CSV ile bu işlem 30 dakikaya iner.
CSV Dosyasını Hazırlama
Temel Format
CSV dosyası satır satır veri içerir. İlk satır başlıklar (sütun adları), sonraki satırlar verilerdir.
Örnek format:
Barkod,Ürün Adı,Kategori,Birim,Alış Fiyatı,Satış Fiyatı,KDV,Stok
8690123456789,Kırmızı Kalem,Kırtasiye,Adet,3.50,6.00,20,150
8690123456790,Mavi Kalem,Kırtasiye,Adet,3.50,6.00,20,200
Zorunlu Sütunlar
Siparix için minimum gerekli sütunlar:
- Barkod: Ürünün benzersiz kodu (yoksa sistem otomatik üretir)
- Ürün Adı: Türkçe karakter destekli olmalı
Opsiyonel Ama Önerilen Sütunlar
- Kategori: Ürün grubu
- Birim: Adet, Kg, Metre, Kutu vb.
- Alış Fiyatı: Tedarikçiden aldığınız fiyat
- Satış Fiyatı: Müşteriye sattığınız fiyat
- KDV Oranı: 0, 1, 10 veya 20 (yüzde olarak)
- Stok Miktarı: Mevcut stok adedi
Excel'den CSV Hazırlama
Çoğu zaman verileriniz Excel'de olacak. CSV'ye dönüştürmek için:
- Excel dosyasını açın
- Dosya > Farklı Kaydet
- Kayıt türü: "CSV UTF-8 (virgülle ayrılmış)"
- Kaydedin
Önemli not: UTF-8 formatını seçin. Aksi hâlde Türkçe karakterler (ğ, ş, ı, ö, ü, ç) bozulur. Bu en sık yapılan hatalardan biridir.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Hata 1: Türkçe Karakter Bozulması
Belirti: Aktarım sonrası ürün adlarında "?" veya garip semboller görünür. Çözüm: Excel'den kaydederken "CSV UTF-8 (virgülle ayrılmış)" formatını seçin.
Hata 2: Fiyatlarda Nokta/Virgül Tutarsızlığı
Belirti: "3,50" formatındaki fiyatlar sisteme "350" olarak giriyor. Çözüm: Fiyatları nokta ile ayırın: "3.50" formatını kullanın. Ya da sistemin hangi formatı beklediğini kontrol edin.
Hata 3: Boş Satırlar
Belirti: Aktarımda "boş satır hatası" veya gereksiz boş ürünler oluştu. Çözüm: CSV'yi açın, veri olmayan satırları silin. Excel'de Ctrl+End ile son dolu satırı bulun, altındaki satırları temizleyin.
Hata 4: Başlık Satırı Eksikliği
Belirti: İlk ürün yanlış sütunlara eşleşti. Çözüm: İlk satır her zaman başlık satırı olmalıdır. "Barkod, Ürün Adı, Fiyat..." gibi.
Hata 5: Mükerrer Barkodlar
Belirti: Aynı barkod iki farklı ürüne atanmış. Çözüm: Excel'de barkod sütununu seçip "Koşullu Biçimlendirme > Mükerrerleri Vurgula" ile kontrol edin.
Aktarım Sonrası Doğrulama
CSV aktarımı tamamlandıktan sonra şunları kontrol edin:
- Ürün sayısı eşleşiyor mu? CSV'de 500 ürün vardıysa sistemde de 500 ürün olmalı.
- Rastgele örnekleme: 10-15 farklı ürünü kontrol edin — adı, fiyatı, stok miktarı doğru mu?
- Türkçe karakterler: "ğ", "ş", "ı" gibi karakterler bozulmuş mu?
- Fiyat doğruluğu: Birkaç ürünün alış/satış fiyatını kontrol edin.
Tedarikçi Fiyat Listesini Aktarma
Tedarikçiler genellikle fiyat listelerini Excel veya PDF olarak gönderir. PDF ise önce Excel'e dönüştürün (Adobe Acrobat veya ücretsiz online araçlar yardımıyla). Ardından kendi formatınıza uyarlayıp CSV'ye dönüştürün.
Bir kez tedarikçi bazlı şablon oluşturursanız bir sonraki seferde çok daha hızlı yapabilirsiniz.
Düzenli Fiyat Güncelleme
Fiyatlar değiştiğinde tüm ürünleri tek tek güncellemek yerine:
- Güncel fiyat listesini CSV olarak hazırlayın
- Sistemde "fiyat güncelleme" modülünü kullanın
- Sadece fiyat sütununu günceleyen import yapın
Bu yöntem hem hata riskini azaltır hem de dakikalar içinde tüm fiyatları günceller.
Sonuç
CSV ile toplu ürün aktarımı, toptancılık yazılımının en değerli özelliklerinden biridir. Doğru format, Türkçe karakter ayarı ve aktarım sonrası doğrulama ile hatasız bir süreç yürütebilirsiniz.